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Le bot Piper rejoint automatiquement vos réunions et vous envoie une transcription et un résumé IA à la fin de l’appel. La plupart des problèmes avec le bot suivent quelques schémas prévisibles — une réunion manquée, un départ prématuré, une règle de désactivation dont vous ignoriez l’existence. Parcourez les scénarios ci-dessous pour identifier et résoudre le problème rapidement.
La cause la plus courante est simplement que le bot n’a pas été déclenché pour cette réunion spécifique. Vous pouvez l’envoyer manuellement tant que la réunion est actuellement active.
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Trouvez la réunion sur votre Home Page

Localisez l’Activity Card de la réunion en cours.
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Envoyez le bot manuellement

Cliquez sur Send Bot sur l’Activity Card. Le bot rejoindra en quelques instants.
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Surveillez le statut du bot

L’Activity Card se met à jour en temps réel. Vous verrez le statut passer de Bot joining à Bot active/recording une fois qu’il se sera connecté avec succès.
L’action Send Bot ne fonctionne que pour les réunions actuellement actives. Vous ne pouvez pas envoyer le bot vers une réunion qui est déjà terminée ou qui n’a pas encore commencé.
Si le bot échoue toujours à rejoindre après avoir utilisé Send Bot, vérifiez sur l’Activity Card un statut Failed to join — il inclura un message de diagnostic expliquant l’erreur spécifique.
Piper quitte automatiquement une réunion après une période prolongée de silence continu. C’est intentionnel — la plateforme suppose que la réunion est terminée si aucun audio n’est détecté pendant un certain temps.Les déclencheurs courants incluent :
  • Un long segment de partage d’écran ou de présentation où personne n’a parlé.
  • Une salle d’attente ou une période de mise en attente au début de l’appel.
  • Des problèmes de routage audio du côté de l’hôte que Piper n’a pas pu détecter.
Pour faire revenir le bot dans une réunion en cours :
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Allez sur votre Home Page

Trouvez l’Activity Card de la réunion toujours en cours.
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Cliquez sur Send Bot

Cela reconnecte le bot à l’appel en direct. L’enregistrement reprendra à partir de ce moment.
La transcription de la session reflétera l’écart dans l’enregistrement. La section avant le départ du bot et la section après son retour apparaîtront toutes deux dans votre transcription finale.
Le bot est programmé pour rejoindre à l’heure de début de la réunion. Si une réunion est ajoutée à la dernière minute, la jointure automatique peut ne pas être configurée à temps.Solution : Utilisez l’option manuelle Send Bot depuis l’Activity Card de la Home Page une fois la réunion en cours. Le bot rejoindra rapidement lorsqu’il est déclenché manuellement, quel que soit le moment où la réunion a été ajoutée.
Pour les appels récurrents ou les appels programmés à court terme, gardez à l’esprit que le bouton Send Bot est toujours disponible comme solution de repli. Vous n’avez pas besoin d’attendre le flux automatique.
Si le bot ne rejoint aucune réunion automatiquement, votre mode d’activation peut être configuré pour empêcher la jointure automatique.
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Ouvrez Settings → Recording

Naviguez vers Settings, puis sélectionnez la section Recording.
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Vérifiez le mode d'activation du Transcription Bot

Regardez le paramètre Transcription Bot. S’il est défini sur Do not activate automatically, le bot ne rejoindra jamais les appels sans un déclenchement manuel via Send Bot.
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Mettez à jour le mode d'activation

Changez le mode d’activation selon votre préférence (par exemple, activer pour toutes les réunions, ou uniquement pour les réunions internes/externes) et enregistrez.
Piper prend en charge des règles de désactivation qui empêchent le bot de rejoindre les réunions correspondant à certains critères. Si le bot ignore systématiquement une réunion particulière ou une catégorie de réunions, une règle de désactivation en est probablement responsable.
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Ouvrez Settings → Recording → Bot Deactivation Rules

Naviguez vers Settings → Recording et faites défiler jusqu’à la section Bot Deactivation Rules.
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Passez en revue les règles actives

Recherchez les règles correspondant à :
  • Un mot-clé dans le titre de la réunion (par exemple, “confidentiel”, “interne”, “1:1”).
  • Un motif d’e-mail correspondant à l’un des participants (par exemple, toutes les réunions avec un domaine spécifique).
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Modifiez ou supprimez la règle

Mettez à jour ou supprimez la règle si elle capture des réunions que vous souhaitez voir enregistrées par Piper.
Les règles de désactivation sont une fonctionnalité de confidentialité délibérée. Si quelqu’un de votre équipe les a configurées intentionnellement, vérifiez avec votre Piper Admin avant de les supprimer.
Lorsque le bot rejoint une réunion, il envoie un message de connexion à tous les participants pour les informer que l’appel est enregistré. Le nom d’affichage du bot et le texte du message sont tous deux personnalisables.
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Allez dans Settings → Users

Naviguez vers Settings, puis sélectionnez Users.
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Mettez à jour le nom du bot et le message

Modifiez les champs Bot display name et Connection message selon la formulation souhaitée. Par exemple, vous pourriez utiliser le nom de votre entreprise comme nom d’affichage et adapter le message à la formulation de consentement de votre équipe juridique.
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Enregistrez vos modifications

Les modifications s’appliquent à toutes les futures réunions immédiatement après l’enregistrement.
Par défaut, le bot apparaît sous le nom PiperAI et envoie ce message de consentement en rejoignant : “Hi! This video call will be automatically recorded and its content may be processed by third-party providers. If you do not consent to this, please let the organizer know so that this feature can be turned off. For more information visit www.piperai.com” Si votre organisation opère dans une juridiction ayant des exigences spécifiques de divulgation du consentement, mettez à jour le message en conséquence.
Chaque réunion sur votre Home Page dispose d’une Activity Card affichant le statut en temps réel du bot. Les statuts possibles sont :Si vous voyez Failed to join, lisez le message de diagnostic sur l’Activity Card pour connaître la cause spécifique, puis utilisez Send Bot pour réessayer si la réunion est toujours active.